Conduire une réunion efficace ne s’improvise pas. Trop souvent, les échanges s’éternisent, les objectifs restent flous, et les participants(es) repartent sans décisions claires. Pourtant, il existe une méthode simple, accessible et redoutablement efficace pour organiser une réunion structurée et productive : la méthode TOP. Adoptée dans de nombreuses organisations, elle permet de gagner en clarté, en efficacité et en engagement collectif. Et les retours sont unanimes : le TOP, c’est TOP.
Qu’est-ce que la méthode TOP ?
La méthode TOP est un cadre de préparation et d’animation de réunion basé sur trois piliers : Thème, Objectifs, Plan. Elle permet de clarifier l’intention de la réunion, d’aligner les participants(es) et de structurer le déroulé.
Définition du TOP : Thème, Objectifs, Plan
- Thème : De quoi parle-t-on ? Le sujet doit être clair, motivant, et compréhensible par tous.
- Objectifs : Pourquoi cette réunion ? Que veut-on obtenir à la fin ?
- Plan : Comment allons-nous y parvenir ? Quelles étapes, dans quel ordre, avec quelles méthodes ?
Ce triptyque simple permet de cadrer la réunion dès le départ, d’éviter les digressions et de garantir un déroulement fluide.
Pourquoi structurer et conduire ses réunions avec le TOP ?
Le TOP est bien plus qu’un outil de cadrage : c’est un véritable levier d’ouverture et de cohérence. En posant un cadre clair dès le départ, il permet à chaque participant(e) de se sentir en sécurité, de comprendre les enjeux, et de contribuer dans un espace structuré.
Un TOP bien construit garantit que :
- le déroulement de la réunion est progressif et homogène par rapport au thème et aux objectifs,
- les étapes sont adaptées aux objectifs visés,
- le rythme est cohérent avec le temps imparti.
Mais c’est surtout en amont que le TOP révèle sa puissance. Sa préparation vous oblige à :
- vous poser les bonnes questions sur le contenu, le sens et le processus,
- choisir des sujets pertinents et des objectifs réalistes,
- réfléchir à une animation efficace et adaptée,
- faire adhérer le groupe dès l’ouverture en le recentrant sur les objectifs,
- vérifier le consensus sur le déroulé et les attendus.
Chez Idéeïne, nous utilisons systématiquement le TOP pour structurer nos réunions internes et nos ateliers clients. C’est un outil clé de notre approche participative, qui favorise l’adhésion, la clarté et la co-responsabilité.
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En vidéo : pourquoi le TOP, c’est vraiment top
Dans cette vidéo pédagogique, Valérie et Laurent illustrent comment le TOP, qui est co-créé avec la Puissance du & transforme la conduite d’une réunion classique en un moment structuré, fluide et engageant. C’est une ressource idéale pour introduire la méthode en équipe, lancer une démarche d’amélioration ou accompagner une formation
Préparer sa réunion avec le TOP
La conduite de réunion commence bien avant l’heure prévue. La phase de préparation est cruciale.
Se poser les bonnes questions en amont
Préparer un TOP, c’est avant tout se poser les bonnes questions. Chaque pilier : Thème/ Objectifs/ Plan, mérite une réflexion spécifique. Voici un tableau synthétique pour vous guider :
Ces questions permettent de construire un TOP pertinent, adapté au contexte et aux enjeux. Elles constituent de véritables bonnes pratiques de réunion.
Un TOP bien préparé permet non seulement de clarifier les intentions, mais aussi de créer un cadre rassurant pour les participants(es). C’est un outil de sécurisation autant que de structuration.
Adapter le TOP au contexte et aux participants(es)
Le TOP n’est jamais figé : il s’ajuste en fonction du groupe, du sujet et du cadre de la réunion. Il doit tenir compte du niveau d’information des participants(es), du temps disponible et du format choisi, qu’il soit en présentiel, à distance ou hybride.
Un TOP bien préparé peut aussi être partagé en amont : cela favorise l’adhésion, fluidifie l’ouverture et réduit les temps d’explication une fois la réunion lancée
Lancer et conduire la réunion avec le TOP
Une fois la réunion lancée, le TOP devient votre boussole. Il structure les échanges et vous aide à garder le cap.
Présenter le TOP dès l’ouverture
Commencez par afficher le TOP (paperboard, diapositive, visio). Expliquez le thème, les objectifs et le plan. Puis validez-les avec les participants(es). Ce moment d’alignement est essentiel : il crée un cadre partagé.
Exemple concret : la conduite de réunion de Laurent
Laurent, manager d’équipe, utilise le TOP pour une réunion de 90 minutes. Voici son cadrage :
- Thème : Réunion d’équipe
- Objectifs :
- Décider sur le projet Booster
- Partager une nouvelle réglementation
- Recueillir des avis sur un nouvel outil
- Plan proposé :
- Introduction et cadrage
- Décision sur le projet Booster GO/NO GO
- Présentation de la réglementation
- Recueil d’avis sur le nouvel outil
- Questions ouvertes
- Conclusion
Chaque séquence est minutée, avec un mode d’animation adapté (vote, cercle de parole, slides, météo rapide).
Maintenir le cap grâce au TOP
Le TOP n’est pas qu’un outil de lancement : c’est un fil rouge. Il vous permet de recadrer les échanges en cas de digression, de gérer le temps par séquence, et de responsabiliser les participants(es) sur les objectifs. Il facilite aussi la conduite de réunion en gardant une trace claire du déroulé.
Les bénéfices concrets du TOP
Un cadre qui sécurise et responsabilise
Le TOP crée un environnement clair et rassurant. Les participants(es) savent pourquoi ils sont là, ce qu’on attend d’eux, et comment va se dérouler la réunion. Cela réduit le stress, favorise la prise de parole et renforce l’engagement.
Un outil de pilotage collectif
Le TOP n’est pas réservé à l’animateur. Il devient un outil partagé :
- chacun peut s’y référer pour revenir au sujet,
- il facilite la participation et la prise de décision,
- il favorise une culture de réunion plus horizontale.
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Indispensable, non. Mais redoutablement utile, oui. Il structure la réunion, clarifie les objectifs et facilite l’animation. Pour toute personne qui conduit des réunions, c’est un repère simple et efficace
Absolument. Même un cadrage léger améliore la qualité des échanges.
Non. Un simple tableau ou un paperboard suffit. L’essentiel est dans la clarté du contenu.
Oui, surtout si vous l’introduisez progressivement et montrez ses bénéfices concrets.